Imagerie des chèques

L'imagerie des chèques

À la Caisse populaire de Clare, nous sommes heureux d’apporter d’importants changements à votre retour de chèque avec des relevés améliorés qui augmenteront votre confort et votre sécurité. Ce changement prendra effet à partir de votre relevé d’avril 2012 que vous recevrez au début du mois de mai. Jusqu’au mois de mars 2012, vous continuerez à recevoir vos chèques payés dans une enveloppe contenant vos relevés imprimés.

Dans votre relevé d’avril 2012, vous recevrez des images de vos chèques plutôt que les originaux à la fin de chaque mois. Votre relevé vous sera envoyé par poste (ou électroniquement) comme d’habitude, sauf que maintenant vos chèques seront soigneusement imprimés sur un papier format 8½"x 11" pour en faciliter le classement.  

La Caisse populaire de Clare vous donne aussi la possibilité de choisir des relevés électroniques qui sont des copies numériques de vos relevés. Ils sont disponibles sur MemberDirect®. Ce système vous permettra d’éviter les relevés imprimés. Cette méthode est plus rapide, plus sécurisée et vous donnera l’occasion d’épargner de l’argent, car vous ne payerez plus, le cas échéant, les frais mensuels de livraison des relevés.    

Il se peut que vous ayez plusieurs questions à propos de ce nouveau service. C’est la raison pour laquelle nous avons prévu ci-dessous une liste de questions et réponses.

 

Foire aux questions – Réponses détaillées

Qu’appelle-t-on l’imagerie des chèques?

L’imagerie des chèques est un processus à travers lequel les images électroniques de chèques sont enregistrées au moment où les chèques sont délivrés à travers le système de compensation de chèques. Les membres continueront d’écrire, de déposer et de négocier les chèques de la même façon, mais ne recevront plus les chèques originaux. Le centre de traitement de l’institution financière qui reçoit les chèques enregistrera le montant, la ligne de données électronique au bas du chèque et une image numérique du recto et du verso du chèque. Cette image numérique (qui remplacera en fait le chèque papier) sera envoyée à l’institution sur laquelle le chèque est tiré et sera utilisé pour la compensation, la détection et la confirmation des fraudes.

Cette nouvelle méthode rend le traitement des chèques plus efficace en éliminant la pratique consistant à retourner les chèques payés et le besoin des institutions financières d’envoyer et d’entreposer les chèques payés. En fin de compte, les chèques sont détruits après qu’ils ont été mis en images et vérifiés. Vous pouvez continuer d’écrire, déposer et négocier les chèques de la même façon, mais vous ne recevrez plus de chèques payés dans la poste.

À partir de quand passera-t-on à l’imagerie des chèques?

Ce changement prendra effet à partir de votre relevé d’avril 2012 que vous recevrez au début du mois de mai. Jusqu’au mois de mars 2012, vous recevrez vos chèques payés dans une enveloppe contenant vos relevés imprimés.

Qui sont affectés par ce changement?

Ce changement affecte les membres qui reçoivent présentement les relevés imprimés avec leurs chèques payés inclus dans l’enveloppe.

La Caisse populaire va-t-elle entreposer mes chèques originaux payés ? Si oui, pour combien de temps?

La Caisse populaire n’a plus besoin d’entreposer les chèques originaux pour la simple raison que nous pouvons entreposer une copie du recto et du verso des chèques dans les archives électroniques pour un maximum de sept ans. Pour un frais de service, nous vous fournirons une copie certifiée du recto et du verso d’un chèque sur demande.

Dois-je continuer à recevoir des relevés imprimés?

Oui. Vous continuerez à recevoir vos relevés imprimés avec l’option de faire imprimer vos chèques sur du bon papier format commercial joint à l’endos de votre relevé.]

Comment maximiser la qualité de l’image de mes chèques?

L’image créée dépend de la qualité et de la clarté de l’information qui apparaît sur les chèques. Si vous les remplissez à la main, rassurez-vous que vous utilisez un stylo noir ou bleu. Si vous utilisez une imprimante, choisissez un caractère d’au moins 12 en lettres majuscules. Nous recommandons l’utilisation de l’encre sombre pour nous assurer que les informations imprimées apparaissent clairement sur l’image.

Pourquoi la Caisse populaire met en pratique l’imagerie électronique des chèques?

Le système canadien pour les normes, le traitement et la compensation des chèques est en train de changer à cause d’un nouveau système de compensation des chèques introduit par l’Association canadienne des paiements (ACP). L’ACP dirige les opérations depuis 2007 et continue aujourd’hui sur le terrain du changement obligatoire à l’échelle industrielle, visant à moderniser le système canadien de compensation des chèques avec la technologie de l’imagerie.

L’objectif de l’ACP est de faire en sorte que tous les chèques à travers le Canada soient compensés en utilisant les images électroniques de chèques plutôt que les chèques sur papier. Cette modernisation du système traditionnel de compensation des chèques sur papier fera en sorte que le Canada soit au même niveau que les autres pays industrialisés dans le domaine de la compensation électronique. Plus important encore, l’avenue de l’imagerie des chèques comprendra une plus grande efficacité de traitement à la fois dans les affaires et dans les institutions financières.

Qu’appelle-t-on l’Association canadienne des paiements (ACP)?

L’ACP exploite les systèmes de compensation et de règlement du Canada; facilite leur interaction avec d’autres systèmes qui font l’échange, la compensation et le règlement des paiements ; et aide à développer de nouvelles méthodes de paiements et de nouvelles technologies. Elle promet l’efficacité, la sécurité et la qualité des systèmes de compensation et de règlement tout en prenant en considération les intérêts des usagers.

D’autres pays pratiquent-ils l’imagerie des chèques et à quel niveau placerait-on le Canada en termes de ces nouvelles spécifications par rapport à ces pays?

L’initiative de l’ACP fait suite à une migration vers un système électronique global de compensation de chèques. Les États-Unis, la France, Singapour, Hong-Kong, l’Argentine et la Nouvelle-Zélande sont en train de mettre en pratique une méthode similaire de traitement de chèques.

Comment les images des chèques vont-elle se présenter? 

Notre nouveau service scannera le recto et le verso des chèques originaux et les conservera dans notre système informatique. Les images sont organisées selon la date de compensation avec cinq images (le recto et le verso) et imprimées avec soin sur le format de papier 8,5 x 11.

Pour les membres individuels et pour les membres représentant des entreprises, les images des chèques sont présentées sur une page de 8,5 x 11 pouces. Les informations importantes sont inscrites en-dessous de chaque chèque, notamment la date, l’article et le montant. Elles sont classées en fonction desdates de compensation.

Les images des chèques peuvent-elle valablement représenter les chèques physiques?

Les images des chèques sont des documents légaux et sont acceptées comme preuve de paiement par l’Agence des douanes et du revenu du Canada et dans une cour de justice. Si le paiement est contesté, une image du recto et du verso du chèque pourrait être nécessaire. Nous pouvons vous fournir ces images, y compris le verso du chèque, à partir de notre système informatique.

Puis-je obtenir les images de mes bordereaux de dépôts?

Non

Puis-je obtenir les images de mes chèques déposés?

Non

Quels sont les avantages que je tire de l’imagerie des chèques?

Lorsque vous avez l’imagerie des chèques sur la copie de votre relevé, vous avez un accès facile à vos chèques, une sécurité accrue et un classement rendu facile pour vous.

  • Sécurité accrue : Le codage électronique et les protocoles de sécurité font de l’interception électronique un plus grand défi pour les fraudeurs que les relevés bourrés de chèques oblitérés. On ne se souciera peu de la destruction des vieux chèques.
  • Réduction des rebuts: Les images des chèques réduiront nos empruntes écologiques à maints égards – de l’utilisation de moins de papier à la réduction de la quantité de carburant requis pour le transport.

  • Organisation renforcée et rapport de réconciliation plus facile: Les relevés et les chèques sont produits comme un document, simplifiant ainsi le classement. Vos chèques numérisés vous sont fournis, pré-triés en ordre. En-dessous de l’image de chaque chèque seront clairement inscrites les informations suivantes: la date à laquelle l’article a été traité, le numéro du chèque et le montant du chèque. Elles sont classées en fonction des dates de compensation. Plus question de trier les chèques ! Ces éléments vous amènent à établir la balance de votre chéquier plus rapidement et plus facilement.

  • Meilleure organisation du service à la clientèle: l’imagerie des chèques automatisée est moins exigeante en main-d’œuvre et réduit les heures du personnel consacrées à l’administration des chèques et des relevés, ce qui nous libérera du temps pour mieux vous servir.

Avec l’imagerie des chèques dans vos relevés électroniques, vous pouvez jouir de bien d’avantages encore, y compris:  

  • Moins de documents à classer: Vos relevés électroniques, ainsi que les images de vos chèques, sont gardés en ligne à MemberDirect dans un endroit organisé, accessible et sécurisé pendant sept ans. Si vous avez besoin de copies, vous pouvez les imprimer vous-même où les faire imprimer par votre caisse populaire. Ils apparaîtront sur un bon papier format commercial, avec plusieurs chèques sur une page, rendant leur classement et leur stockage facile.

  • Accès facile et convenable: Vous pouvez accéder aux images de vos chèques en ligne sur MemberDirect, à la maison ou partout où vous avez un accès sécurisé à un ordinateur.

Puis-je continuer à utiliser les chèques?

Vous pouvez continuer à utiliser les chèques comme d’habitude, mais nous vous encourageons à considérer les options électroniques :

  • Faites faire le dépôt direct de vos chèques de paie

  • Payez vos factures en ligne

  • Utilisez les transferts électroniques

  • Utilisez le Paiement direct Interac

Que dois-je faire maintenant?

Si vous ne l’avez pas encore fait, venez nous voir à la Caisse populaire de Clare et inscrivez-vous sur le service bancaire en ligne MemberDirect. C’est très facile à utiliser ! Et vous aurez un accès sécurisé de 24 heures sur 24 à votre compte. Cela vous permettra de gérer votre argent à tout moment que vous estimerez suffisamment propice pour vous.

  • Payez vos factures en ligne
  • Transférez les fonds dans d’autres comptes ou à d’autres personnes
  • Faites des transferts électroniques Interac
  • Vérifiez vos soldes
  • Revoyez vos dépenses mensuelles
  • Regardez les relevés et les chèques

Pourquoi appliquez-vous l’imagerie électronique des chèques?

Nous appliquons ce changement pour accroître l’efficacité, augmenter la sécurité, réduire les rebuts et contrôler les frais.

  • Efficacité accrue: Le processus de scanner des chèques et leur distribution électronique peut s’accomplir de façon à être moins exigeant en main d’œuvre et de façon plus automatique, réduisant ainsi les heures du personnel consacrées à remplir les enveloppes.

  • Sécurité augmentée: Les chèques sont codés avec vos renseignements bancaires. Une enveloppe de relevés épais contenant de l’argent comptant et des chèques peuvent facilement être repérée et volée dans des boîtes à lettres privées peu sécurisées. Le codage électronique et les protocoles de sécurité font de l’interception électronique un grand défi pour les fraudeurs.

  • Réduction des déchets: Cette initiative réduira, en général, nos empruntes écologiques de deux façons: en utilisant moins de papier et moins de carburant. Dans la région atlantique, environ 2,6 millions* d’enveloppes sont utilisées chaque année pour livrer les relevés aux membres. Ce changement encouragera les gens à passer aux relevés électroniques, réduisant ainsi les papiers de rebut. Aussi, cela réduira considérablement le poids total et le transport des relevés à distribuer, réduisant également les besoins en combustibles et en carburants.

  • Contrôle des frais: Nous savons que nos membres ne veulent pas payer des frais excessifs. Personne ne le veut! Par conséquent, nous sommes constamment à la recherche des voies et moyens pour améliorer l’efficacité de notre système et contrôler les coûts. Ce changement va nous aider à contrôler les coûts et maintenir des frais compétitifs.

  • Cycle de compensation plus rapide: Une institution financière qui accepte un chèque tiré sur une autre institution n’a souvent aucun moyen de savoir si le chèque pourra par la suite être impayé (par exemple à cause des provisions insuffisantes, de l’opposition au paiement ou à cause de la falsification de signature). Dans l’environnement d’aujourd’hui, si un chèque est impayé, tout le processus qui commence par le traitement du chèque papier jusqu’au système de compensation, en passant par son réacheminement à l’institution financière dans laquelle il a été déposé, pourrait prendre jusqu’à 5 à 7 jours ouvrables. Avec l’imagerie des chèques, cette marge de temps serait considérablement réduite. Pour gérer les risques pendant la période d’incertitude quant à savoir si un chèque sera payé ou non, les institutions financières pourraient bloquer les fonds, se basant en partie sur la durée de temps que le chèque, selon leur prévoyance, pourrait passer «en transit». Avec l’imagerie des chèques, ainsi que les délais de traitement plus courts, les institutions financières seraient capables de réduire cette période de blocage de fonds.

  • Risque réduit: Les événements du 11 septembre ont montré comment un incident majeur peut perturber le processus de compensation des chèques et risquerait d’affecter la stabilité financière des institutions financières. D’autres événements plus fréquents comme le retard des messageries dû aux mauvaises conditions climatiques, peut aussi affecter l’efficacité de la compensation. Un échange basé sur la transmission électronique peut se faire en quelques minutes.

Pour les entreprises, devons-nous changer nos procédures pour les chèques encaissés?

Notre suggestion est que vous regardiez toute procédure interne qui implique l’utilisation des chèques payés pour voir si elle devrait être changée, à la suite du nouveau système de compensation basé sur les images. Par exemple, moins d’espace de classement pourrait être requis et moins de traitement manuel pourrait rendre nécessaire la modification des responsabilités du personnel. Puisque vos chèques originaux ne pourraient plus être retournés, vous pourriez modifier des procédures liées à:

  • la réconciliation bancaire;

  • la recherche des chèques;

  • les rapports et contrôles internes.

Dans la plupart des cas, l’imagerie des chèques aura un impact minime sur les opérations internes et ne nécessitera aucun changement majeur.

MemberDirect® est une marque déposée appartenant à Credit Union Central of Canada et utilisée sous license.

 

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